Vincent TRELY

Le « Tout Numérique » : entre mythe et réalité

L’apparition des logiciels, puis des progiciels, la démocratisation des structures et outils de stockage et la baisse drastique des coûts de l’espace disque amènent les Entreprises et les Institutions à traiter de plus en plus d’information numérique. Tout est désormais « fichier » : lettre, document de travail, tableaux d’analyse, emails, images, films, sons… ou « base de donnée » : données personnelles, diagnostics, comptes-rendus sonores ou écrits… Les données numériques stockées augmentent de 150% par an et l’imagerie (médicale en particulier) représente plus d’un tiers de ce stockage.

Les PACS (Pictures Administration and Communication Systems) stockent et distribuent les images numériques issus des modalités adaptées dans de nombreux hôpitaux et cliniques du globe, les DPI (Dossier Patient Informatisé), ces gros progiciels médicaux qui rappellent les ERP (Enterprise Resource Planning) des Industries, stockent et traitent les données médicales. Enfin, tout un groupe de logiciels métiers spécialisés font de même et échangent avec les systèmes maîtres, lorsque les interfaces sont mises en œuvre.

Depuis des années, les gourous de l’informatique et de l’organisation annoncent l’ère du « zéro papier ». Le Lean Management issu des théories japonaises nous promettait dans l’industrie les 5 zéros : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai et le fameux « zéro papier ».

Comme le dit Sébastien Gillot, Senior Consultant Lean Six Sigma chez Ineum Consulting Luxembourg dans son article « La dématérialisation et le zéro papier » publié le 27 octobre 2009 dans CFO NEWS : « Le « zéro papier » apporte une réelle réduction des coûts (papier, encre, imprimante). De plus, dans une organisation adaptée, il peut réduire considérablement la durée des échanges des flux d’informations (envoyer un email est plus rapide que d’utiliser le courrier). Enfin, de nombreuses pertes de temps, telles que le déplacement vers l’imprimante, la perte de feuilles emportées par erreur par un collègue, le bourrage papier… seront considérablement réduites. La mise en ligne des plannings, des comptes-rendus de réunions et des schémas de travail permet une meilleure collaboration et un accès à tous les acteurs du projet. »

Il ajoute en terme de sécurité : « En utilisant de manière efficientes les nouvelles technologies, le « zéro papier » peut permettre de diminuer le risque d’erreur, car toutes les informations seraient interfacées via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères). L’intervention manuelle sera réduite à sa plus simple expression. Les salariés encoderont de moins en moins. L’utilisation de broyeur de papier afin de préserver la confidentialité deviendrait obsolète. La traçabilité des documents permet de s’assurer que l’on travaille sur la dernière version du dossier et de connaître les personnes ayant eu accès au support. »

Tous ces arguments sont déjà recevables et le sujet à la mode du développement durable apporte de l’eau au moulin. Plus de papier, plus de déchets…

Mais revenons sur terre : la consommation de papier continue de croître de 20% chaque année et les documents imprimés constituent à 82% un enjeu critique pour l'organisation de l'entreprise ! La culture du papier y est encore très forte. Les grandes institutions accroissent leurs parcs d’imprimantes (on arrive parfois à un PC = une imprimante) et le DSI de CH que je suis constate combien il est difficile de raisonner l’utilisateur concernant la rationalisation des imprimantes et l’ilotage. Tout le monde veut son imprimante et beaucoup préfère la lecture « à la main » d’un gros document, avec possibilité d’annoter, que la lecture fastidieuse derrière l’écran.

Sans faire de philosophie réductrice, n’oublions que l’être humain dispose de cinq sens : la vue, l’ouïe, l’odorat, le goût et le toucher. La perte d’un sens dans le cadre professionnel ne se fait pas en une génération. La nécessité tactile mettra du temps à s’estomper et à laisser une place nette à l’unique usage de la vue.

Les habitudes sont dures à modifier et nous sommes, ne l’oublions pas, à peine au commencement de l’apogée de l’informatique. Ses grandes heures ne sont pas éteintes et l’apparition de l’imprimante rapide, fiable et performante n’est pas si vieille que cela.

Qu’en est-il pour le monde de la santé ?

L’abandon progressif du film radiologique est à mon sens une vraie réalité bien entamée et la maturité des PACS et des radiologues, manipulateurs et cliniciens utilisateurs est là. Le concept est tellement porteur ! Outre le simple fait d’éliminer le film, coûteux et difficilement transportable, les notions de télémédecine, de circulation rapide de l’information, de sur spécialisation et de diagnostic partagé deviennent une évidence, si ce n’est une nécessité. Alors oui, la mort du film est annoncée et le tout numérique verra le jour dans quelques années.

A contrario, ce n’est pas le déploiement du Dossier Patient Informatisé local puis du DMP au niveau national qui vont annihiler l’usage du papier. Certes, une réduction notable de paperasse diverse, de photocopies, de courriers papiers… va entamer le long processus conduisant au zéro papier. Je mise sur un petit 50% de réduction dans les 8 ans suivant la mise en production complète et opérationnelle du Dossier Patient. Pas plus.

La cohabitation entre dossier papier et dossier numérique sera une réalité. Seuls les patients nouveaux-nés auront une chance de passer leur vie avec un dossier médical tout numérique. Mais les autres ? Je me vois mal proposer à mon Conseil Exécutif la numérisation et le rattachement informatique des hectares de dossiers archivés de patients existants et ayant à la fois un passé et un futur dans la structure de santé. Cette possibilité nécessiterait un travail colossal et dont la rentabilité me semble discutable. Il y aura donc coexistence du numérique et du papier pendant plus d’une génération.

Ensuite, le comportement des personnels concernant le Dossier Informatisé ne va certainement pas consister à une simple utilisation / observation des données. Les imprimantes vont tourner à plein régime. L’information sera là, consolidée, fiable, accessible, partagée, circulante. Il n’y en aura jamais eu autant, accessible en un seul et unique point, avec un identifiant et un mot de passe. Alors on imprimera. On imprimera des plannings pour les afficher aux murs, des comptes-rendus pour les corriger au stylo, des synthèses patients pour les analyser en groupe. Et on jettera. Le vrai changement est là. L’information papier sera jetable. Aujourd’hui, elle doit être conservée, triée, classée, et restituée selon un schéma couteux. Demain, l’information sera disponible, tout le temps, partout. Alors on imprimera, mais on ne stockera plus. Les espaces de stocks vont effectivement se réduire et le dossier va maigrir. La masse de papier imprimé, étudié, jeté ne baissera pas. Au contraire, elle augmentera sûrement.

Le « zéro papier » est donc un mythe propice au business des systèmes d’information mais en décalage avec le quotidien de l’utilisateur lambda. Il faudra plusieurs générations pour que le tout numérique soit une vraie réalité. Ce sera la génération de ceux qui n’auront pas connu le papier, ceux qui auront eu l’habitude immédiate de l’écran, dès leur naissance, sans avoir jamais eu entre les mains un rapport, un courrier, un livre, autre qu’électronique. Ce seront ceux qui ne connaitront pas les imprimantes, les considérant comme on considère aujourd’hui le fax. Il ne sert plus à rien, mais on en a quand même un, au cas où…

Vincent TRELY

DSIO du CH LE MANS